Trust and Check beginnt im Postfach: Wie der neue EU-Zollkodex die Arbeit von Zolldeklaranten verändert

Am 20. September 2026 trat der neue Zollkodex der Union in Kraft. Ein bedeutender Meilenstein für die europäische Zollwelt, doch im operativen Alltag war davon zunächst vermutlich wenig zu spüren.

Das E-Mail-Postfach füllte sich wie gewohnt mit Rechnungen, Packlisten und Zollanweisungen. Zolldeklaranten trugen Daten aus verschiedenen Dokumenten zusammen, prüften Angaben und erfassten diese manuell in ihrer Zollsoftware.

Genau wie am Tag zuvor.

Dennoch steht die Branche vor einem grundlegenden Wandel. In den kommenden Jahren verschiebt sich der Schwerpunkt von der reinen Abgabe von Zollanmeldungen hin zur nachweisbaren Kontrolle der zugrunde liegenden Daten.

Und das erfordert eine völlig neue Arbeitsweise.

Von der Zollanmeldung zu verlässlichen Daten

Die europäische Zollreform wird schrittweise umgesetzt. Die ersten wesentlichen Änderungen werden ab 2027 spürbar, während der neue EU Customs Data Hub zwischen 2028 und 2034 stufenweise ausgerollt wird.

Für Zollagenturen und Speditionen sind dabei drei Entwicklungen entscheidend.

1. Daten werden wichtiger als die Zollanmeldung selbst

Mit dem EU Customs Data Hub entsteht eine zentrale Plattform, auf der Handelsdaten gebündelt bereitgestellt werden. Informationen, die bereits früher in der Lieferkette erfasst wurden, können direkt wiederverwendet werden.

Die klassische Zollanmeldung verschwindet zwar nicht von heute auf morgen, aber die Ausgangslage ändert sich: weniger punktueller Datenaustausch und mehr Arbeit auf Basis verlässlicher, kontinuierlich verfügbarer Daten.

2. Rollen und Haftungsfragen verändern sich

Die Unterscheidung zwischen Importeuren, Exporteuren und Zollvertretern wird neu definiert. Dies kann insbesondere für die indirekte Vertretung erhebliche Konsequenzen haben.

Ein Zolldienstleister, der indirekt für einen Auftraggeber außerhalb der EU auftritt, kann künftig selbst als Importeur eingestuft werden. Damit steigen sowohl die regulatorischen Pflichten als auch das finanzielle Haftungsrisiko deutlich.

3. Trust and Check setzt neue Standards

Ergänzend zum bewährten AEO-Status wird ein neuer Status für Unternehmen eingeführt, die ihre Zollprozesse und Zolldaten nachweislich im Griff haben: Trust and Check.

Unternehmen, die die Kriterien erfüllen, profitieren von weitreichenden Verfahrenserleichterungen und einer bevorzugten Behandlung im Risikomanagement.

Die Voraussetzung dafür: kontinuierliche Transparenz und die Möglichkeit für die Zollbehörden, Daten nahezu in Echtzeit einzusehen.

Trust and Check erfordert mehr als reine Standardprozesse

Viele Zollagenturen verfügen bereits über den AEO-Status. Sie haben organisatorische Abläufe definiert, interne Kontrollmechanismen dokumentiert und Mitarbeiter geschult.

Trust and Check geht jedoch einen entscheidenden Schritt weiter.

Es wird zunehmend wichtiger, nicht nur nachzuweisen, dass ein Prozess formal existiert, sondern transparent zu belegen, warum eine konkrete zollrelevante Entscheidung in einem Dossier getroffen wurde.

Dazu gehören zentrale Fragen wie:

• Auf Basis welcher Handelsrechnung wurde der Zollwert ermittelt?

• Welche Incoterms und Hinzurechnungen wurden angewendet?

• Welcher Ursprungsnachweis stützt die gewählte Präferenz?

• Welche Korrekturen sind nachträglich eingegangen und wurden verarbeitet?

• Wer hat eine aufgetretene Abweichung geprüft und freigegeben?

In vielen Unternehmen lassen sich diese Antworten zwar finden, allerdings erfordert die Recherche oft enorm viel Zeit.

Die Informationen liegen verstreut in Postfächern, Dokumentenordnern, der Zollsoftware oder schlicht im Kopf erfahrener Deklaranten.

Genau hier liegt eine der größten Herausforderungen der kommenden Jahre: nicht im Mangel an Fachwissen, sondern im Fehlen einer klaren Struktur rund um dieses Wissen.

Die eigentliche Aufgabe des Deklaranten ist nicht das Abtippen

Stellen Sie sich einen typischen Freitagnachmittag vor.

Ein Kunde sendet sechzig Rechnungen in einer einzigen PDF-Datei. Mehrere Dokumente weisen abweichende Incoterms auf. Bei einer Position stimmt der Warencode nicht mit den zuvor gelieferten Stammdaten überein.

Währenddessen wartet der Fahrer, ein Container muss durch die Zollprüfung und der Kunde fragt dringend nach dem Status der Überlassung.

Am Montagmorgen folgt prompt eine korrigierte Rechnung für eine Anmeldung, die am Freitag bereits angenommen wurde.

Das ist die tägliche Realität in vielen Zollbüros.

Und genau hier zeigt sich, worin der wahre Wert eines qualifizierten Deklaranten besteht.

Nicht im manuellen Abtippen von Rechnungspositionen, im Suchen nach Belegen oder im Nachverfolgen offener E-Mail-Rückfragen.

Sondern in der fachlichen Bewertung von Abweichungen, der Anwendung fundierten Zollrechts und dem Treffen rechtssicherer Entscheidungen.

Aus diesem Grund wird KI Deklaranten nicht einfach ersetzen.

KI wird die Arbeitsweise verändern, indem sie Routineaufgaben abnimmt und Deklaranten den Raum gibt, sich auf ihr wertstiftendes Fachwissen zu konzentrieren.

Das Zollteam von morgen arbeitet anders

Mit Blick auf die kommenden Jahre zeichnet sich ein klarer Wandel ab.

Weniger Zeitaufwand für:

• Das Suchen von Daten in E-Mails und Anhängen.

• Das Hinterhertelefonieren fehlender Dokumente.

• Die manuelle Eingabe von Rechnungspositionen.

• Das Verwalten offener Aufgaben und manueller Korrekturen.

Mehr Zeit für:

• Die fundierte Prüfung von Zollwert, Ursprung und Tarifierung.

• Den Abgleich widersprüchlicher Datenquellen.

• Die Behandlung komplexer Ausnahmen und Risiken.

• Die lückenlose Begründung und Dokumentation von Entscheidungen.

Für Zolldienstleister eröffnet dies auch wirtschaftlich enorme Chancen.

Erfahrene Fachkräfte sind knapp und Standardzollanmeldungen stehen unter starkem Margendruck. Durch eine strukturierte Vorbereitung können Teams höhere Volumina bearbeiten, ohne dass die Arbeitsbelastung proportional ansteigt.

Gleichzeitig wird die Qualität und Audit-Sicherheit jedes einzelnen Dossiers deutlich erhöht.

Warum die Veränderung im Postfach beginnt

Bei DocHeart sprechen wir regelmäßig mit Zollagenturen und Speditionen über Automatisierung. Dabei fällt auf: Die größten Engpässe entstehen fast immer, bevor überhaupt die Zollsoftware geöffnet wird.

Ein Auftrag trifft per E-Mail ein. Die Anhänge enthalten Rechnungen, Packlisten und Frachtbriefe. Manchmal fehlen Pflichtangaben oder Dokumente widersprechen sich gegenseitig.

Erst wenn alle Unterlagen vollständig und plausibilisiert sind, kann die eigentliche Deklaration vorbereitet werden.

Viele Unternehmen versuchen, diesen Ablauf zu optimieren, indem sie die Dateneingabe in der Zollsoftware automatisieren.

Das hilft, löst aber nicht die Ursache des Problems.

Wenn die Daten vor diesem Schritt unstrukturiert vorliegen, automatisiert man lediglich ein kleines Teilstück des Gesamtprozesses.

Deshalb gilt bei DocHeart das Prinzip: Zuerst organisieren, dann automatisieren.

Wir schaffen eine intelligente Verbindung zwischen dem Posteingang und der bestehenden Zollsoftware.

Eingehende Aufträge und Belege werden automatisch in einem zentralen Dossier zusammengeführt. Relevante Zolldaten werden extrahiert und direkt mit dem Originaldokument verknüpft.

Fehlende Pflichtangaben und Unstimmigkeiten werden sofort hervorgehoben. Wenn beispielsweise auf der Rechnung EXW angegeben ist, die Auftragsanweisung jedoch CIF vorgibt, darf das System dies nicht stillschweigend übergehen.

Es weist den Deklaranten gezielt auf diese Abweichung hin.

Der Zollexperte prüft, entscheidet und behält stets die volle Kontrolle.

Da Daten, Belegversionen und Prüfentscheidungen lückenlos zusammengeführt werden, entsteht automatisch ein vollständig auditierbares Dossier.

Das spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern entspricht exakt den künftigen Anforderungen des europäischen Zollrechts.

Fünf Schritte, die Zollagenturen heute schon umsetzen können

Die vollständige Umsetzung der Reform wird noch Jahre dauern. Das bedeutet jedoch keineswegs, dass Unternehmen abwarten sollten.

Viele Optimierungen zahlen sich bereits heute aus, völlig unabhängig von den Fristen der neuen Gesetzgebung.

1. Vorbereitende Tätigkeiten transparent messen

Erfassen Sie eine Woche lang, wie viel Arbeitszeit tatsächlich in das Suchen, Zusammentragen und manuelle Abtippen von Daten fließt. Vergleichen Sie diesen Wert mit der Zeit, die für die inhaltliche Zollprüfung aufgewendet wird.

2. Vertretungsverhältnisse strategisch prüfen

Trust and Check eröffnet interessante Möglichkeiten, doch die indirekte Vertretung bringt zusätzliche Haftungsrisiken mit sich. Prüfen Sie genau, für welche Mandanten und Verkehrsrelationen dieses Modell zu Ihrem Unternehmen passt.

3. Einen vollständig nachvollziehbaren Pilotprozess etablieren

Wählen Sie einen volumenstarken Kunden oder eine feste Transitrelation aus. Stellen Sie sicher, dass von der ersten E-Mail über die Freigabe bis hin zu nachträglichen Korrekturen jeder Einzelschritt lückenlos nachvollziehbar ist.

4. Mandantenwissen systematisch strukturieren

Warencodelisten, kundenindividuelle Vereinbarungen, Sonderregelungen und Prüfregeln dürfen nicht isoliert im Gedächtnis einzelner Mitarbeiter liegen.

5. Gesetzliche Entwicklungen aktiv verfolgen

Die konkreten Durchführungsvorschriften für Trust and Check und den EU Customs Data Hub werden fortlaufend präzisiert. Beobachten Sie diese Entwicklungen aufmerksam, um frühzeitig strategische Anpassungen vorzunehmen.

Die Zukunft der Zollabwicklung beginnt nicht erst 2034

Die europäische Zollreform dreht sich um Daten, doch die eigentliche Transformation findet im operativen Tagesgeschäft statt.

In Zukunft reicht es nicht mehr aus, eine Zollanmeldung lediglich fehlerfrei einzureichen: Unternehmen müssen nachweisen können, wie diese Daten zustande gekommen sind.

Dafür braucht es verlässliche Daten, strukturierte Prozesse und die Expertise erfahrener Zolldeklaranten.

Die erfolgreiche Kombination aus diesen drei Elementen wird im Wettbewerb den Ausschlag geben.

KI kann einen Großteil der Vorarbeit automatisieren. Die finale Entscheidung, die rechtliche Verantwortung und das Fachwissen verbleiben jedoch beim Menschen.

Je früher diese Abläufe strukturiert werden, desto besser sind Zolldienstleister für die Zukunft aufgestellt.

Möchten Sie wissen, wie viel Zeit Ihr Team für die Vorbereitung von Zollanmeldungen aufwendet?

Starten Sie mit einer einwöchigen Bestandsaufnahme. Gerne analysieren wir die Ergebnisse gemeinsam und zeigen auf, wo die größten Hebel für Ihre Zollabwicklung liegen: auch wenn Sie bereits erste Erfahrungen mit KI gesammelt haben.