Trust and Check begint bij de mailbox: hoe het nieuwe douanewetboek het werk van declaranten verandert

Op 20 september 2026 trad het nieuwe Douanewetboek van de Unie in werking. Een belangrijke mijlpaal voor de Europese douanewereld, maar op de werkvloer was er waarschijnlijk weinig van te merken.

De mailbox stroomde gewoon vol met facturen, paklijsten en instructies. Declaranten verzamelden informatie uit verschillende documenten, controleerden gegevens en voerden deze vervolgens in hun douanesoftware in.

Precies zoals de dag ervoor.

Toch staat de sector aan de vooravond van een fundamentele verandering. De komende jaren verschuift de nadruk van het indienen van aangiftes naar het aantoonbaar beheersen van de onderliggende data.

En dat vraagt om een andere manier van werken.

Van douaneaangifte naar betrouwbare data

De Europese douanehervorming wordt gefaseerd ingevoerd. De belangrijkste veranderingen worden vanaf 2027 zichtbaar, terwijl de nieuwe EU Customs Data Hub tussen 2028 en 2034 verder wordt uitgerold.

Voor douanekantoren zijn drie ontwikkelingen belangrijk.

1. Data wordt belangrijker dan de aangifte zelf

Met de komst van de Customs Data Hub ontstaat een centrale omgeving waarin handelsgegevens beschikbaar worden gesteld. Informatie die eerder in de logistieke keten is aangeleverd, kan opnieuw worden gebruikt.

De klassieke douaneaangifte verdwijnt niet direct, maar het uitgangspunt verandert: minder afzonderlijke gegevensuitwisseling en meer werken vanuit betrouwbare, beschikbare data.

2. Rollen en aansprakelijkheid veranderen

Het onderscheid tussen importeurs, exporteurs en vertegenwoordigers krijgt een andere invulling. Vooral voor indirecte vertegenwoordigers kan dit grote gevolgen hebben.

Een douanekantoor dat indirect optreedt voor een opdrachtgever buiten de EU kan straks zelf als importeur worden aangemerkt. Daarmee nemen ook de verantwoordelijkheden en mogelijke aansprakelijkheden toe.

3. Trust and Check introduceert een nieuwe standaard

Naast de bestaande AEO-status komt een nieuwe status voor bedrijven die aantoonbaar grip hebben op hun douaneprocessen en data: Trust and Check.

Bedrijven die aan de voorwaarden voldoen, kunnen profiteren van verdere vereenvoudigingen en een gunstigere behandeling binnen het risicobeheer.

Daar staat wel iets tegenover: voortdurende transparantie en de mogelijkheid voor de douane om gegevens vrijwel realtime in te zien.

Trust and Check vraagt om meer dan goede procedures

Veel douanekantoren beschikken al over een AEO-status. Ze hebben hun administratieve organisatie ingericht, interne controles vastgelegd en medewerkers opgeleid.

Maar Trust and Check gaat een stap verder.

Het wordt steeds belangrijker om niet alleen aan te tonen dát een proces goed is ingericht, maar ook waarom een specifieke beslissing in een dossier is genomen.

Denk aan vragen zoals:

• Op basis van welke factuur is de douanewaarde vastgesteld?

• Welke Incoterm en bijtellingen zijn gebruikt?

• Welk oorsprongsbewijs ondersteunt de gekozen preferentie?

• Welke correcties zijn achteraf ontvangen en verwerkt?

• Wie heeft een afwijking beoordeeld en goedgekeurd?

In veel organisaties zijn die antwoorden wel te vinden. Alleen kost het vaak veel tijd.

De informatie staat verspreid over mailboxen, documenten, douanesoftware en soms simpelweg in het hoofd van een ervaren declarant.

Dat is volgens mij een van de grootste uitdagingen voor de komende jaren: niet het ontbreken van kennis, maar het ontbreken van structuur rondom die kennis.

Het echte werk van een declarant is niet het overtikken

Stel je een vrijdagmiddag voor.

Een klant stuurt zestig facturen in één pdf-bestand. Een aantal documenten bevat afwijkende Incoterms. Bij één artikel klopt de goederencode niet met de gegevens die eerder zijn aangeleverd.

Ondertussen wacht een chauffeur, moet een container door de scan en wil de klant weten wanneer de goederen worden vrijgegeven.

Maandagochtend volgt er ook nog een gecorrigeerde factuur voor een aangifte die vrijdag al is aanvaard.

Dit is de dagelijkse realiteit van veel douanekantoren.

En juist hier wordt duidelijk waar de toegevoegde waarde van een declarant ligt.

Niet in het handmatig overnemen van factuurregels, het zoeken naar documenten of het bijhouden van openstaande vragen in een mailbox.

Maar in het beoordelen van afwijkingen, het toepassen van douanekennis en het nemen van de juiste beslissingen.

Dat is ook waarom ik niet geloof dat AI de declarant simpelweg gaat vervangen.

Ik verwacht juist dat AI het werk van de declarant gaat veranderen, zodat er meer tijd ontstaat voor het vakmanschap dat echt waarde toevoegt.

De declarant van morgen werkt anders

Als we vooruitkijken naar de komende jaren, zie ik een duidelijke verschuiving.

Minder tijd voor:

• Gegevens zoeken in mails en bijlagen.

• Ontbrekende documenten achterhalen.

• Factuurregels handmatig overnemen.

• Openstaande acties en correcties bijhouden.

Meer tijd voor:

• Douanewaarde, oorsprong en classificatie beoordelen.

• Tegenstrijdige gegevens controleren.

• Uitzonderingen en risico's afhandelen.

• Beslissingen onderbouwen en vastleggen.

Voor douanekantoren biedt dat ook een zakelijke kans.

Ervaren declaranten zijn schaars en eenvoudige aangiftestromen staan onder prijsdruk. Door het voorbereidende werk beter te organiseren, kunnen teams meer volume verwerken zonder dat de werkdruk evenredig toeneemt.

Tegelijkertijd wordt de kwaliteit van het dossier beter aantoonbaar.

Waarom de verandering bij de mailbox begint

Bij DocHeart spreken we regelmatig met douanekantoren over automatisering. Wat daarbij opvalt, is dat de grootste uitdagingen vaak ontstaan voordat iemand de douanesoftware opent.

Een opdracht komt binnen via e-mail. De bijlagen bevatten facturen, paklijsten en transportdocumenten. Soms ontbreekt informatie of spreken documenten elkaar tegen.

Pas wanneer alles compleet en gecontroleerd is, kan de aangifte worden voorbereid.

Veel organisaties proberen dit proces te verbeteren door het invoeren van gegevens in hun douanesoftware te automatiseren.

Dat helpt, maar lost niet het volledige probleem op.

Want als de informatie vóór die stap ongestructureerd is, automatiseer je slechts een klein onderdeel van het werk.

Daarom geloven wij bij DocHeart in eerst organiseren, dan automatiseren.

We bouwen een laag tussen de mailbox en de bestaande douanesoftware.

Binnenkomende opdrachten en documenten worden samengebracht in één dossier. Gegevens worden automatisch uitgelezen en gekoppeld aan hun oorspronkelijke bron.

Ontbrekende informatie en tegenstrijdigheden worden zichtbaar gemaakt. Als een factuur bijvoorbeeld EXW vermeldt terwijl de instructie CIF aangeeft, moet het systeem dat niet stilzwijgend oplossen.

Het moet de afwijking voorleggen aan de declarant.

De declarant beoordeelt, beslist en houdt de controle.

En doordat gegevens, documentversies en beslissingen bij elkaar blijven, ontstaat automatisch een beter herleidbaar dossier.

Dat is niet alleen efficiënter. Het sluit ook aan op de richting waarin de Europese douanewetgeving zich ontwikkelt.

Vijf stappen die douanekantoren vandaag al kunnen zetten

De volledige hervorming duurt nog jaren. Dat betekent gelukkig niet dat organisaties moeten wachten.

Sterker nog: veel verbeteringen zijn vandaag al waardevol, los van de nieuwe wetgeving.

1. Breng het voorbereidende werk in kaart

Meet eens een week hoeveel tijd medewerkers besteden aan het zoeken, verzamelen en overnemen van gegevens. Vergelijk dat met de tijd die daadwerkelijk naar inhoudelijke beoordeling gaat.

2. Kijk kritisch naar directe en indirecte vertegenwoordiging

Trust and Check kan interessante mogelijkheden bieden, maar indirecte vertegenwoordiging brengt ook extra verantwoordelijkheden mee. Bepaal voor welke klanten en activiteiten dit bij jouw kantoor past.

3. Begin met één volledig herleidbaar proces

Kies bijvoorbeeld één grote klant of een specifieke transitstroom. Zorg dat je van de eerste e-mail tot de definitieve aangifte en eventuele correcties kunt terugvinden wat er is gebeurd.

4. Leg klantkennis structureel vast

Goederencodelijsten, vaste afspraken, uitzonderingen en controles mogen niet uitsluitend afhankelijk zijn van individuele medewerkers.

5. Volg de verdere uitwerking van de wetgeving

De uitvoeringsregels voor Trust and Check en de Customs Data Hub moeten deels nog worden uitgewerkt. Zorg dat je de ontwikkelingen volgt en tijdig bepaalt wat ze betekenen voor je organisatie.

De toekomst van douane begint niet in 2034

De Europese douanehervorming gaat over data, maar de echte verandering zit in de dagelijkse operatie.

Over een paar jaar wordt het steeds belangrijker dat een douanekantoor niet alleen de juiste aangifte indient, maar ook kan aantonen hoe die tot stand is gekomen.

Daarvoor heb je betrouwbare data, goed georganiseerde processen en mensen met vakkennis nodig.

Mijn overtuiging is dat juist de combinatie van die drie het verschil gaat maken.

AI kan een groot deel van het voorbereidende werk overnemen. Maar het oordeel, de verantwoordelijkheid en de kennis blijven bij de declarant.

En hoe eerder we dat werk goed organiseren, hoe beter we voorbereid zijn op de toekomst.

Benieuwd hoeveel tijd jouw team besteedt aan het voorbereiden van aangiftes?

Begin eens met het meten van één week. Ik kijk graag mee naar de resultaten en bespreek waar de grootste kansen liggen. Ook als je al met AI hebt geëxperimenteerd en daar nog niet verder mee bent gekomen.

Bronnen: Verordening (EU) 2026/2108; Raad van de Europese Unie; Europese Commissie (DG TAXUD), EU Customs Reform; analyses van EY, Ashurst Perkins Coie, Matheson en evofenedex. De verdere uitvoeringsregels zijn nog in ontwikkeling.